چالشهای متعارف در مدیریت پروژه و نكاتی در رفع آنها

مقدمه :

صرفنظر از اینكه شما به عنوان یك مدیر پروژه[1] ، از چه میزان تجربه و پیشینه كاری برخوردار هستید ، پروژه‌ها توانمندی شما در بكارگیری دانش ، هنر و همچنین هر اندازه زیركی بالقوه‌ - برای پیشبرد امور - كه در وجودتان نهفته است را ، به مبارزه فرا می‌خوانند .

در این مقاله به ذكر سرچشمه تعدادی از چالشهای فراروی مدیر ، در طول پروسه مدیریت پروژه - كه توانمندیهای وی را در انجام وظایف و مسوولیتهای خویش به بوته آزمایش می‌كشند – پرداخته و به بیان نكاتی در راستای غلبه بر این منابع ایجاد دشواری در مسیر انجام صحیح پروژه ، مبادرت خواهم ورزید .

1- ضرب‌الاجلهای غیرواقعی[2] :

بسیاری از مدیران پروژه‌ها ،‌ همواره از این حقیقت كه پروژه‌هایی كه به آنها واگذار می‌شود ، دارای ضرب‌الاجلهای از پیش تعیین‌شده هستند ، گلایه‌مندند . البته ، همیشه ضرب‌الاجلهای مطلقی چون برآوردهای خواسته شده یا رویدادهای بازاریابی وجود دارند اما بسیاری از تاریخهای ختم یك فعالیت یا رویداد خاص ، به پارامترهایی گره خورده‌اند كه به محدوده پروژه[3] ، وابستگی چندانی ندارند ؛ به عنوان نمونه ، آیا شما بر این عقیده‌اید كه تعطیلات مدیران و یا حتی چرخه بودجه[4] دارای چنین وابستگی می‌باشند ؟!

در پروژه‌هایی كه محدودیتهای زمانی[5] مطلق ندارند ، می‌توان راههایی برای كنترل برنامه زمانی در مقابل تغییر در ضرب‌الاجلها ، اتخاذ نمود ؛ مدیریت فشاری كه در نتیجه ضرب‌الاجلها و خروجی پروژه بر تیم پروژه و در راس آن مدیریت پروژه وارد می‌گردد ،‌ از این جمله است ؛ این امر ، از طریق برنامه‌ریزی خلاقانه[6] ، تجزیه‌وتحلیل آلتوناتیوها[7] و ارتباطات حقیقی و صادقانه با مشتری یا مشتریان ، شدنی خواهد بود ؛ در گام بعد و در مرحله‌ای فراتر ،‌ تعیین آنكه كدامیك از ضرب‌الاجلها با اهداف سطوح بالاتری گره خورده‌اند و نیز ایجاد پیوند مابین برنامه پروژه موردنظر با برنامه‌ زمانی دیگر پروژه‌های سازمان هم می‌تواند در كاستن از استرس ناشی از سررسید ضرب‌الاجلهای غیرواقعی اثربخش واقع گردد .

2- پیدایش تغییر در محدوده پروژه :

یكی از قواعد مدیریت پروژه آن است كه تغییر ، اجتناب‌ناپذیر است ! اما آنچه كه ایجاد دشواری می‌نماید و لذا نباید اجتناب‌ناپذیر باشد ، تغییرات كنترل‌نشده است كه آن را به عنوان خزش در محدوده پروژه[8] می‌شناسیم . یك مدیر پروژه ، باید هرگونه تقاضایی را به دقت مورد تجزیه‌وتحلیل قرار دهد و سپس مابین تاثیرات ناشی از هر تغییر و آلترناتیوهای موجود ، ارتباطی منطقی و مناسب برقرار نماید .

به خاطر داشته باشید كه شما نمی‌توانید تغییرات را به كلی نادیده بگیرید اما می‌توانید به مشتری یا مشتریانی كه چشم‌انتظار محصول نهایی پروژه هستند بفهمانید كه هرگونه تغییری ، چگونه برنامه زمانی[9] ، هزینه ، محدوده و كیفیت پروژه را تحت تاثیر قرار می‌دهد .

3- عدم موفقیت در مدیریت ریسك پروژه[10] :

طرح اغلب پروژه‌ها دارای لیستی از ریسكهای ممكن می‌باشد ، اما غالبا ، آنالیزها و برنامه‌ریزیهای بیشتر انجام نمی‌پذیرند مگر تا زمانیكه در طول دوره اجرای پروژه ، رویدادی ناسازگار رخ بنماید .

چنانچه تیم پروژه ریسكها را شناخته باشد ، اعضای تیم می‌توانند براحتی برای تعیین احتمال و تاثیر رخداد هر ریسك اقدام نمایند ؛ اینجاست كه آنان می‌توانند با بهره‌گیری از تجزیه‌وتحلیل آلترناتیوها ، از حدوث آن پیشگیری كنند و یا از طریق استراتژیهای مسكن[11] احتمال وقوع و/یا شدت تاثیر آن را كاهش داده و یا حتی برنامه‌ای عكس‌العملی برای واكنش نشان دادن پس از رویدادن ریسك ، پیش‌بینی نمایند .

4- تخصص ناكافی تیم پروژه :

دوستی می‌گفت : در دسترس بودن یك فرد ، برای او یك مهارت به شما نمی‌‌آید و نمی‌توان آن را در دایره تخصصها ارزیابی نمود ! متاسفانه ، اغلب پركارترین انسانها ،‌ تمایل دارند كه ماهرترینها نیز باشند ؛ اما حقیقت ممكن است چیز دیگری باشد !

به خاطر داشته باشید كه تشخیص آنكه یكی از اعضا برای كار در تیم پروژه از تخصص كافی برخوردار نیست زمانی دشوارتر می‌گردد كه او ، خود هم نداند كه تا چه اندازه ناكارآمد است .

شایسته است در برخورد با تیم كاری پروژه ، توجه شما را به نكاتی جلب نمایم :

4-1- نخست آنكه ، هیچگاه كارگری را كه تلاش كرده وظیفه خود را به نحو مناسبی انجام دهد اما نتواسته ، سرزنش نكنید ؛‌ به این فكر كنید كه شاید این مشكل از آنجا ناشی شده باشد كه آموزش و هدایت مناسبی برای اینكه وی در موقعیت شغلیش فرد مناسبی باشد به او داده نشده است .

4-2- دوم آنكه ، به عنوان یك مدیر پروژه ، سندی از تخصصهای گوناگون موردنیاز در پروژه تهیه كرده و سپس ، صادقانه ، مهارتهای هر یك از اعضای فعلی را با آنچه كه در سند خود لیست نموده اید ، مقایسه كنید . با انجام این ارزیابی ، مدیر پروژه می‌تواند تیمش را از طریق آموزشهای تكمیلی مورد نیاز ، به سوی صلاحیتهای درخور و بایسته ، رهنمون نماید .

5- در نظر گرفته نشدن مشتری/مشتریان نهایی در طول دوره پروژه :

گاهی اوقات ، تیم پروژه تا اندازه‌ای بر روی عناصر داخلی پروژه (همانند فرایندهای كاری ، ضرب‌الاجلها و ...) تمركز می‌نماید كه نتیجه آن ، تنها ، عدم اطلاع‌رسانی و آگاه‌سازی مصرف‌كنندگان نهایی ، از فازهای حساس و بحرانی پروژه می‌باشد ؛ برای پیشگیری از بروز چنین شكافهایی ، برگزاری تجمعات و جلسات برنامه‌ریزی شده با حضور مشتریان و مصرف كنندگان نهایی و آگاه نمودن آنان از وضعیت كنونی پروژه مفید فایده خواهد بود . از سوی دیگر ، اینگونه همایشها برای جمع‌آوری اطلاعات موردنیاز نیز مفید خواهد بود و به تیم پروژه اطمینان خواهد بخشید كه محصول نهایی ، انتظارات و توقعات مخاطبان را برآورده خواهد ساخت .

6- عدم تبیین دقیق نگرش و اهداف پروژه :

متاسفانه اهداف موردنظر از اجرای پروژه‌ها ، همیشه به روشنی تعریف نمی شوند ؛ در نتیجه ، ایجاد ارتباط مابین این اهداف مبهم و اعضای تیم پروژه به صورت یك فعالیت ناممكن درمی‌آید ؛ غلبه بر این ابهامات زمانی دشوارتر می‌گردد كه شخص مدیر پروژه نیز ، راهنمایی مناسب و كافی را دریافت نكرده باشد .

در اینگونه موارد ، ابتدا تعیین نمایید كه كدامیك از بخشهای پروژه توسط عناصر درگیر در پروژه به خوبی فهمیده نشده‌اند و سپس از آنها بخواهید بازخورهای[12] خود را به شما ارائه دهند ؛ سپس نكات و سوالات مهمی كه از آنها متبادر می‌شود را یادداشت كرده و مورد بررسی قرار دهید . آن دسته از اسناد پروژه كه تاكنون آماده شده‌اند را مورد بازبینی مجدد قرار دهید و اهداف و آرمانهایی كه در آنها اشاره شده‌اند را تا حد امكان ، روشنتر و ملموستر گردانید .

موفقیت هر پروژه به اهداف استراتژیك ، مسیر حركت و نگرش تمامی بخشهای سازمان گره خورده‌ است ؛ ممكن است بتوان برای مشكلات اجرای پروژه ، دلایلی بی‌شمار برشمرد اما به نظر می‌رسد كه راه‌حل غالبا به یك نقطه باز می‌گردد : آفرینش ارتباطاتی موثر و سازمان‌یافته مابین تمامی اركان پروژه .

7- ارتباطات بی‌اثر :

با پیشرفت تكنولوژی دیگر كمبودی برای جریان اطلاعات[13] وجود ندارد ؛ اما مشكل اینجاست كه اغلب اطلاعات مناسب و مرتبط در اختیار اعضای پروژه قرار نمی گیرد . این امر عمدتا از دو دلیل ناشی می‌شود :‌ یكی اینكه سازمان قادر به ایجاد ارتباطات كارا نبوده و دیگر اینكه ما هنوز نمی‌دانیم كه چه كسی یا چه چیزی در راه حصول هدف ، اثربخشی دارد .

برای غلبه بر این دشواری ، چراها ، چیستی‌ها ، چگونگیها و چه‌زمانیها را در پروژه ، به دقت مشخص كنید و نمونه‌هایی از برنامه زمانی ، صورت‌جلسات ، گزارشها و طرحها را ، متناسب با پروژه موردنظر خود بیابید و با حتی بیافرینید .

به خاطر داشته باشید كه اگر چه خروجی پروژه ، همیشه منحصربفرد است اما برقراری ارتباطاتی خوب و موثر باید به صورت یك عادت درآید .

در این مقاله ، به تبیین تعدادی از مهمترین چالشهای پیش‌روی مدیران پروژه پرداختیم ؛ اما باید توجه نمود كه این چالشها ، تنها منحصر به آنچه گفته شد نمی‌باشند و آنچه كه مدیر پروژه در طول دوره اجرای پروژه با آن مواجه خواهد گشت بیش از اینها می‌باشد ؛ اما عمومیت هفت چالش ذكر شده در این مجال بارها و بارها مورد تایید قرار گرفته است و بایسته است تا مدیران پروژه در كشورمان نیز بر روی راهكارهای اثربخش مقابله با آنان در سازمان پروژه خویش ، هر چه بیشتر و بیشتر بیندیشند .

[1] Project Manger

[2] Unrealistic Deadlines

[3] Project Scope

[4] Budget Cycle

[5] Constraints

[6] Creative Planning

[7] Alternatives Analysis

[8] Scope Creep

[9] Schedule

[10] Project Risk Management

[11] Mitigation Strategies

[12] Feedback

[13] Information Flow