اگر می‌خواهید یك مدیر پروژه توانمند و كارا باشید ، لازم است تا به همان اندازه در ارزیابی روند اجرا و مراحل تكمیل پروژه خود ، قدرتمند و مقتدر عمل نمایید . در این نوشتار ، به معرفی دوازده گام كلیدی[1] از میان آنچه كه یك مدیر پروژه می‌تواند در پروسه بازنگری پروژه‌اش ، بدانها بپردازد خواهم پرداخت ؛ توجه داشته باشید كه مطالعه این گامها ، حتی برای دفعات بیشمار ، اثربخشی نخواهد داشت مگر تا زمانیكه كه شما تصمیم بگیرید تا آستینهاتان را بالا بزنید !

مقدمه

پس از آنكه برنامه پروژه[2]مورد تایید قرار گرفت و در مسیر اجرای آن گام نهادید ، از گامهای ذیل برای كنترل پیشبرد برنامه یاری جویید ؛ بكوشید برای هر پروژه‌ای كه تحت مدیریت دارید ، حداقل هفته‌ای یك بار به مرور مواردی كه در ادامه خواهم گفت بپردازید ؛ مگر آنكه نوع پروژه شما بگونه‌ای باشد كه نیاز به ارزیابی و كنترل در بازه‌های زمانی متفاوتی داشته باشد ؛ و اما گامهای طلایی دوازده‌گانه :

گام نخست : محدوده پروژه[3] خود را مجددا برای خود تعریف نمایید .

ذهن و حافظه‌تان را نسبت به اهداف و محدودیتهای پروژه بازیابی كنید ؛ بویژه ، از این نكته اطمینان حاصل نمایید كه تصویر روشنی از میزان ارتباطی كه باید مابین نتایج موردانتظار شما از اجرای پروژه ، با هزینه‌ها ، كیفیت و سایر موارد اینچنینی در این مرحله از پروسه وجود داشته باشد ، در ذهن دارید . هیچگاه از خاطر نبرید كه آرمانهای اولیه شما چه بوده و اینك چه در دست دارید !

گام دوم : اقلام قابل تحویل[4] خود را بررسی نمایید .

وضعیت اقلام قابل تحویل پروژه را تجزیه و تحلیل كنید ؛ آیا نتایجی كه حاصل ‌آمده‌اند مطابق با برنامه پروژه بوده است ؟ اگر چنین است :

• لیستی از معیارهای كیفیتی كه برای كنترل كیفیت اقلام قابل تحویل در این مرحله از پروژه ، بایستی در نظر گرفته شوند ، تهیه كنید . شما به خوبی می‌دانید كه كارفرما از شما چه می‌خواهد ، پس اجازه ندهید چیزی غیر از آن رخ دهد .
• طرحهای پیشنهادی[5] پیمانكاران و یا حتی قراردادهای به ثبت رسیده را مجددا بررسی نمایید تا مطمئن شوید كه می‌دانید در این مرحله از پروژه ، از آنان چه می‌خواهید .
• به تمامی اقلام قابل تحویل پروژه سركشی كنید ؛ گروههای كاری ، باید بدانند كه شما همیشه حاضر و ناظرید و همه چیز در كنترل شماست !
• تصمیم بگیرید كه آیا اقلام قابل تحویلی كه مورد بررسی قرار داده‌اید را تایید می‌كنید و یا نیاز به دوباره‌كاری (كه به شدت مضر نیز هست) دارند .

گام سوم : برنامه زمانی[6] پروژه را بررسی نمایید .

آیا مقاطع كلیدی[7] ، تاریخهای مهم و مسیر بحرانی پروژه ، در همان جایی هستند كه باید باشند ؟

گام چهارم : واریانسها (انحرافات از برنامه) را مورد تجزیه و تحلیل قرار دهید .

شما بایستی مقادیر تخمینی[8] را با مقادیر واقعی[9] در مقام مقایسه قرار دهید :

• آیا فعالیتها[10] از آنچه پیش از این تخمین زده شده ، بیشتر به طول انجامیده‌اند ؟
• آیا تعداد ساعات كاری منابع بیش از میزان پیش‌بینی شده بوده است ؟
• آیا هزینه‌های واقعی از هزینه‌های تخمینی پیشی گرفته‌اند ؟

چنانچه واریانسهای حاصله كوچكتر از آنند كه در برنامه پروژه ایجاد تغییر نمایند ، به آسانی مرتفع می‌شوند اما در غیر اینصورت می‌توانند محدوده پروژه را تغییر دهند و مشكلات اساسی ایجاد نمایند ، پس هر چه سریعتر اقدامات اصلاحی را در جهت كاهش آنها به كار بندید ؛ نكته ریز دیگر اینكه : به دلایل ایجاد یك چنین واریانسهای بزرگی فكر كنید و به دنبال از بین بردنشان باشید .

گام پنجم : تغییرات محدوده پروژه را مورد بررسی قرار دهید .

• تغییرات در محدوده پروژه را شناسایی كنید ؛ عواملی چون تغییرات برنامه زمانی ، هزینه‌ها و ...
• تغییرات ایجاد شده را در صورت ضرورت ، مدیریت و راهبری كنید .

گام ششم : مشكلاتی كه سر باز كرده‌اند را لیست كنید ، پیگیری كرده و از سر راه بردارید .

• لیستی از مشكلاتی كه هنوز حل نشده‌اند تهیه نمایید و یا :
• نگاهی به لیستی كه در ارزیابی پیشین تهیه كرده بودید بیندازید و برای حل مشكلات مطروحه در آن تلاش كنید .

به خاطر داشته باشید كه ساده‌ترین خراشها می‌توانند روزی عفونی‌ترین زخمها باشند !

گام هفتم : ریسكهای بالقوه پروژه را مورد بازنگری قرار دهید .

• چنانچه برنامه‌ای برای مدیریت ریسك تهیه نموده‌اید ، آن را به اجرا بگذارید .
• لیستی از فعالیتهای تاثیرگذار بر ریسك پروژه را تهیه كرده و آنها را در ذهن خود پررنگتر نمایید .

گام هشتم : گزارشی از وضعیت كنونی پروژه تهیه نمایید .

یك مدیر پروژه قدرتمند به كاغذپاره‌ها وابسته نیست اما به خوبی می‌داند كه ثبت گزارشات از چه اهمیت شایانی برخوردار است ؛ لذا :

• با تیم پروژه خود صحبت كنید و وضعیت پروژه را از منظر نگاه آنان ارزیابی كنید ؛ توصیه می‌كنم حتی از نظرات پایین‌ترین رده‌های كاری نیز غافل نمانید !
• صورت وضعیتی از پروژه تهیه كرده و آن را منتشر نمایید . فراموش نكنید پاره‌ای از موارد را بهتر است همه بدانند !

گام نهم : به فعالیتهایی كه می‌توان خاتمه بخشید ، بیندیشید .

گاه در طول اجرای پروژه ، ممكن است به فعالیتهایی برخورد كنید كه انجام آنها بر پروژه كوچكترین تاثیری ندارند ؛ یا حتی نه ، به فعالیتهای موثری برخورد كنید كه زمان اجرای آنها دیگر خاتمه یافته ؛ پس :

• از خود بپرسید كه كدامیك از فعالیتها را می‌توانید ببندید و یا كدامیك از اقلام قابل تحویل را می‌توانید تایید و واگذار نمایید .
• در صورت نیاز ، فرمهای پایان كار را تهیه و امضا كنید .

گام دهم : آیا اینك زمان خاتمه پروژه است ؟

در طی مراحل دوره‌ای ارزیابی پروژه ، تنها یك بار پاسخ این پرسش مثبت خواهد بود و آن یك بار هم در انتهای پروژه است ؛ اگر چنین بود پس خسته نباشید اما هنوز كارتان پایان نگرفته است ! زیرا :

گام یازدهم : لیستی تهیه كنید از درسهای جدیدی كه در این اجرای این پروژه فرا گرفته‌اید .

هر پروژه جدید یعنی شرایط جدید و طبیعتا درسهای جدید ؛ گرچه بسیاری از این نكات ، در ناخودآگاهتان ثبت خواهند شد اما از ثبت نمودن آنها در دنیای واقعی غافل نشوید ؛ این درسها نه تنها برای شما و سازمان شما ، كه برای سایرین نیز روزی مفید خواهند بود .

گام دوازدهم (پایانی) : چك‌لیستهای ارزیابی را تكمیل كنید .

به شما توصیه می‌كنم چك‌لیستهایی برای ارزیابی كلیه اركان درگیر در پروژه تهیه كنید و با تكمیل آنها ، آرشیوی كامل از عملكرد سازمان و یا واحد صنعتی خود برجای بگذارید .

حال زمان آن است كه می‌توانید اندكی آرام بگیرید ؛ اما تنها تا شروع پروژه‌ای دیگر و دنیایی از تلاشی دیگر ...

[1] To Do List

[2] Poject Plan

[3] Project Scope

[4] Deliverables

[5] Proposal

[6] Schedule

[7] Milestones

[8] Estimated

[9] Actual

[10] Activities