13 نکته کلیدی در جهت موفقیت پروژه

نویسنده: محمد واعظی نژاد

مقدمه :

پیش از این و در دو مقاله دوازده گام طلایی در ارزیابی دوره‌ای پروژه و نیز چالشهای متعارف در مدیریت پروژه و نكاتی در رفع آنها به بررسی راهكارهای ممكن در برآوردن اهداف پروژه در چهارچوب مثلث پروژه (كیفیت ، هزینه و زمان) پرداخته‌ام ؛ اینك ، از زاویه‌ای متفاوت به ذكر اصولی دیگر از مدیریت پروژه می‌پردازم و بر این باورم كه پایبندی بدانها شرط لازم و البته ناكافی در موفقیت پروژه به شمار می‌آید . بی‌تردید ، قوانین ناگفته و نانوشته بی‌شماری در كامیابی پروژه‌ها موثرند كه تصور امكان گردآوری آنها در یك مقاله - كه حجم محدود و ظرفیت مشخصی دارد - ساده‌انگارانه بوده و این آرمان ، تنها با اجماع اندیشه‌های صاحبنظران مجرب و متخصص در قالب كتابی پرمایه و پرملاط امكان‌پذیر خواهد بود ؛ لیكن ، آنچه در این مجال بیان خواهم نمود اهم نكاتیست كه كاربردی‌ بودن آنها ، به كرات ، در عمل به اثبات رسیده است و بر مدیران و كارشناسان پروژه‌ها بایسته است تا در جهت نیل به موفقیت در پروژه‌های خود ، از نكات ذیل غافل نمانند :

1- در هر شرایطی ، تمركز خویش را بر سه ركن موفقیت پروژه ( كیفیت ، هزینه و زمان) از دست ندهید !
پیروزی در پروژه بستگی ‌به برقراری تعادل مناسبی بین سه ‌عامل مهم زمان انجام ‌كار ، منابع مورد استفاده و نتایج‌ كار در راستای ارائه‌ سطح‌ مناسبی از خدمات به ‌مشتری دارد . پروژه در خدمت رضایتمندی مشتری است ، بنابراین سه ‌عامل مهم موردنظر او باید در نظر گرفته‌شده و تعادل مناسبی بین آنها برقرار شود . او علاقه‌ دارد پروژه‌اش در موعد مقرر به‌ پایان ‌رسد ،‌ نتایج مشخصات درخواستی را رعایت‌ كنند و دقیقا آنچه باشد كه او می‌خواسته و در آخر اینكه پروژه قیمت ‌تمام‌شده‌ مناسبی داشته‌ باشد ، آنچه كه قبلا بر آن توافق‌ شده و بودجه‌ معینی برایش تخصیص ‌داده ‌شده ‌است . سه ‌مورد فوق بیانگر سه‌ عامل اساسی زمان ، كیفیت و هزینه هستند كه بین آنها تعادلی برقرار است و بیش از هر عضوی ، این وظیفه مدیر پروژه است كه تعادل مابین این اهداف و نیز ، تمركز تیم اجرایی را بر این اهداف مهم حفظ نماید .

2- از خاطر نبرید كه برنامه‌ریزی همه چیز یك پروژه است و در عین حال ، لازم‌التغییر .

شاید این عنوان در برجسته نمودن اهمیت برنامه‌ریزی پروژه ، كمی اغراق‌آمیز به نظر آید ؛ لیكن باید دانست كه اغلب متون ، مقالات و كتب منتشره در حوزه مدیریت پروژه بر این حقیقت متفق‌القول بوده‌اند كه برنامه‌ریزی مهمترین فعالیتی است كه بر دوش مدیریت پروژه نهاده شده و بی‌تردید ، برخورداری از یك برنامه روشن با جزئیات مشخص كه در آن به اصول و قواعد برنامه‌ریزی پروژه توجه كافی مبذول گردیده باشد و در عین حال تمامی اركان پروژه را تحت پوشش خود قرار دهد ، ركن اساسی در موفقیت آتی پروژه است .
از سوی دگر ، در عمل و به هنگام پیاده‌سازی مراحل برنامه‌ریزی شده ، همواره رخدادهایی حادث می‌شوند كه ضرورت ایجاد تغییرات در برنامه پروژه را موجب می‌گردند ؛ در اینگونه موارد مدیریت پروژه باید تغییرات لازم را در برنامه ایجاد نماید تا قدرت و كارایی آن در جهت نیل به اهداف پروژه حفظ گردد ؛ از اینروست كه برنامه‌ریزی و برنامه‌ریزی مجدد جزئی چشمگیر از زندگی انسانیست كه در مقام مدیریت پروژه قرار گرفته است .

3- احساسات و نیازهای اعضای تیم پروژه‌تان را درك كنید و با آنها در اینگونه موارد ، ارتباط ایجاد كنید .
پروژه مجموعه‌ای از فعالیتهاییست كه باید با وجود محدودیتهای زمان ، هزینه و منابع به انجام رسند ؛ لذا روند تكاملی آن نباید منقطع گردد . اما در سوی دیگر ، هر یك از اعضای تیم پروژه در زندگی خصوصی خود دغدغه‌ها و دل‌مشغولیهایی دارند كه ممكن است بر تمركز كاری و شغلی آنها تاثیر منفی نهد . از این رو ، یك مدیر پروژه هوشیار در تعامل همیشگی با زیردستانش به سر می‌برد و می‌كوشد با مدیریت بر قلبها ، تمركز تیم پروژه را بر ضرب‌الاجلها و محدودیتهای پروژه حفظ نماید .

4- به یاد داشته باشید كه پروژه‌های موفق همواره چرخه حیات مناسبی داشته‌اند .
چرخه حیات پروژه نمایانگر مراحل اصلی و قدم‌های عمده در اجرای پروژه از شروع تا خاتمه آن می‌باشد و به دو بخش عمده ذیل تفكیك می‌شود :

1- مشخصات فعالیت‌هایی كه در هر مرحله از چرخه حیات پروژه و برای تكمیل آن می‌بایستی انجام شوند .

2- مشخصات نیروهایی كه برای تحقق اهداف هر مرحله ، درگیر انجام فعالیت‌های آن مرحله می‌گردند .

نیك می‌دانیم كه مدلهای كاری ، نظیر مدل استاندارد ISD بهترین تضمین هستند در جهت اطمینان از آنكه استانداردهای حرفه‌ای در برنامه پروژه گنجانده شده‌اند و مجموعه‌ای از بهترین فعالیتها آن را شكل می‌دهند ؛ بكارگیری اینگونه مدلها نه تنها به حفظ كیفیت می‌انجامد بلكه دوباره‌كاریها را نیز كاهش می‌دهد . بنابراین در آن زمانی كه به نظر می‌رسد محدودیتهای زمانی و بودجه‌ای ما را به استفاده از میانبرها تشویق می‌كنند این وظیفه مدیر پروژه است كه بهترین چرخه حیات را برای پروژه تشخیص داده و از پیاده‌سازی آن پشتیبانی نماید .

5- تمامی فعالیتهای پروژه و اقلام قابل تحویل پروژه را همراه با جزئیاتی دقیق و روشن به تصویر بكشید .

مدیر پروژه و تیمش باید بتوانند تصویری ملموس از محصول نهایی پروژه را در ذهن تمامی نیروهای پروژه ترسیم نمایند تا تلاشها در مسیری واحد و صحیح جهت گیرند . همواره از توضیحات مبهم خودداری كنید و نكات لازم را كلمه به كلمه برای سایرین بازگو كنید و حتی به صورت عكس یا تصویر درآورید و آنگاه ببینید كه چگونه همگی با شما همراهی خواهند نمود .

6- از یاد نبرید كه اقلام قابل تحویل پروژه باید گام به گام ، قدم به قدم و با تقریب‌زنیهای متوالی حاصل آیند .

هیچگاه در فراهم آوردن محصول نهایی پروژه شتاب ناآگاهانه به خرج ندهید ؛ دوباره‌كاری ، همواره هزینه و ریسك بالایی با خود به همراه خواهد داشت و ایستادن دوباره پروژه بر دو پای خود و آغاز نمودن مجدد از ابتدا ، همیشه امكان‌پذیر نخواهد بود ؛ بنابراین ، مداوما بر آنچه پیش از این به انجام رسیده است نگاهی بیفكنید و ارزیابیهای كنترلی را اعمال نمایید . از این طریق ، می‌توان اطمینان حاصل نمود كه محصول نهایی پروژه ، موفقیت‌آمیز ، به بار خواهد نشست .

7- قطعیت اتمام پروژه نیازمند تصویب و تایید حامیان پروژه است .
به خاطر بسپارید كه تاییدیه نهایی موفقیت پروژه و حصول اهداف تعیین‌شده در مورد محصول نهایی و اقلام قابل‌تحویل ، بر عهده سرمایه‌گذاران یا حامیان پروژه است . بنابراین یك استراتژی ساده اما كاملا كارا در پیش گیرید : پس از تكمیل هر مرحله از پروژه ، فرد یا افرادی كه توانمندی رد خروجی پروژه و تقاضای انجام دوباره كار دارند را برای تست نمودن و تایید صحت انجام كار فرا خوانید .

8- به خاطر بسپارید كه موفقیت هر پروژه به تجزیه‌وتحلیل كامل چرایی نیاز به انجام پروژه بستگی مستقیم دارد .

گاهی پروژه‌ای به شما واگذار می‌گردد كه لزوم اجرای آن و میزان نیاز به محصول نهایی و اقلام قابل تحویل پروژه ،‌ مستند و مشخص نیست . تحقیقات نشان داده‌اند كه هر اندازه اهمیت احتیاج به نتیجه پایانی پروژه ، واضحتر و اثبات‌شده تر باشد ، احتمال موفقیت پروژه نیز افزایش می‌یابد . لذا پیش از آنكه برای اجرای پروژه – كه به منزله صرف منابع سازمانیست – قبول مسوولیت كنید اطمینان یابید كه ماحصل نهایی آن یك نیاز حتمی و لازم‌الحصول است .

9- در جهت انجام صحیح كارها ، با زمان مبارزه كنید !

در گفتگو با مدیران پروژه‌ها ، غالبا این شكایت را از آنان می‌شنویم كه : « همیشه برای ختم پروژه زمان داشته‌ایم ، اما ای كاش اولویت اول ، انجام صحیح كارها در یك زمان معین شده باشد نه پایان دادن به پروژه به هر قیمتی » . به خاطر داشته باشید كه پروژه‌ها باید از فرصت زمانی مناسبی برخوردار باشند تا بتوان فعالیتها را در همان نخستین بار به درستی به انجام رساند . لذا در راه كسب فرصت برای اجرای صحیح كلیه فعالیتها ، این وظیفه شماست كه به حامیان پروژه و یا مدیران مافوقتان توضیح دهید كه چرا و چگونه زمان می‌تواند بر كیفیت پروژه تاثیر بگذارد .

10 – به ازای مسوولیتی كه دارید ، اختیار و قدرت اجرایی طلب كنید !

یك مدیر پروژه برای توفیق در وظایفش ، باید آن از حداقلی از قدرت اجرایی و اختیار كاری بهره‌مند باشد كه با مسوولیتش در تعادلی منطقی قرار گیرد ؛ برخورداری از این اختیار در زمینه‌هایی چون چگونگی تامین و صرف منابع ، همكاری و تعامل با سیستم مدیریتی سازمان و اخذ تصمیمات حساس و سرنوشت‌ساز در موفقیت پروژه ،‌ اهمیت افزونتری دارد .

11- از حامیان پروژه و صاحبان سرمایه بخواهید مشاركتی فعال در روند پروژه داشته باشند و همانند مشتریانی منفعل ، رفتار ننمایند .

اغلبا ، حامیان پروژه و صاحبان سرمایه ، حق تایید نمودن تمام یا بخشی از محصول نهایی پروژه را برای خویش طلب می‌كنند و این البته حق قانونی آنان است ؛ مزیت این واگذاری اختیار بدانها در اینست كه احساس مسوولیتی ایجاد می‌نماید تا در مراحلی نظیر گامهای ابتدایی پروژه و تعریف خروجی آن ، گامهای میانی پروژه و مروری بر آنچه تاكنون به انجام رسیده است و نیز در طول پروژه در جهت برقراری ارتباط مابین مدیر پروژه و اعضای SME و حتی برگزاری نشستهایی برای عموم سهامداران ، تیم پروژه را یاری بخشند .

12- بهترین تیم ممكن را گزینش كنید و تمامی موانعی كه بر سر راه عملكرد اثربخش و كارای آنان قرار می گیرند را به كناری بزنید .

گروهی از افراد ماهر ، شایسته و خوب سازماندهی‌شده ، لازمه‌ موفقیت پروژه است . تشكیل تیم‌ خوب پروژه با انتخاب افرادی توسط مدیر پروژه آغاز می‌شود ؛ در انتخاب افراد ، به ‌خصوص در مورد پروژه‌های بدیع باید به هوش و قدرت و سرعت یادگیری آنان بیش ‌از تجربه بها داد . افراد باید توان كار كردن در تیم را داشته ‌باشند و به جایگاهی مناسب در تیم دست ‌یابند ؛ آنان باید حین ‌كار تنها متوجه كار باشند و نه درگیریهای شخصی . گاهی لازم ‌است افراد برای انجام درست كارشان آموزش‌ ببینند . افراد باید بتوانند درطول مدت‌ زمان اجرای ‌پروژه ‌با علاقه كار را دنبال ‌كنند ؛ از این‌روست كه مدیر پروژه باید راهكارهای لازم برای افزایش انگیزه‌ اعضای تیم پروژه‌اش را بداند .

همیشه انتخاب ماهترین و باكیفیت‌ترینها می‌تواند بخشی از محدودیتهای پروژه را جبران نماید و این از ارزش یك تیم كارآمد حكایت می‌كند . برای تیم خود همانند وكیل‌مدافعی باشید كه آنان را از عوامل بازدارنده داخلی و خارجی مصون نگاه می‌دارد و زمینه و ابزار لازم برای بروز توانمندیها و استعدادهایشان فراهم می‌سازد .

13- از مدیریت رده بالای سازمان پروژه بخواهید تا اولویتها را تعیین نمایند .

امروزه در بسیاری از سازمانها ، بهره‌گیری همزمان از نیروها در دو یا چندین پروژه به صورت امری كاملا متداول درآمده است ؛ در اینگونه موارد ، غالبا زمانی فرا می‌رسد كه در انتهای چرخه حیات ، پروژه‌ها با كمبود منابع مواجه می‌گردند . در واكنش به آن ، برخی سازمانها نهادی متشكل از مدیران رده‌بالای واحدهای مختلف خود تشكیل داده‌اند تا در این جمع ، پیرامون مسائل مهمی نظیر ماموریتهای كلی سازمان و استراتژی آن ،‌ معیارهای انتخاب پروژه‌ها ، میزان ساعات كاری منابع و تعیین پروژه‌هایی كه اجرای آنها اهمیت و تقدم بیشتری برخوردار است تصمیم گیری شود . بدین ترتیب ، مدیریت رده بالای سازمان رهبری لازم برای جلوگیری از همزمانی ناكارای پروژه‌ها را اعمال می‌نماید و این یاریگریست برای مدیریت پروژه كه بتواند با فراغ بال و آسودگی خیال ، به راهكارهای موفقیت در اركان گوناگون پروژه تحت سرپرستی خود بیندیشد .

نتیجه‌گیری :

در این مقاله به تبیین سیزده نكته در راستای مدیریت پروژه موفق و موثر پرداخته و رعایت اصول ذیل را شرطی لازم و البته ناكافی برای پیروزی پروژه‌ها برشمردیم كه به اختصار عبارتند از :

1) در هر شرایطی ، تمركز خویش را بر سه ركن موفقیت پروژه ( كیفیت ، هزینه و زمان) از دست ندهید !

2) از خاطر نبرید كه برنامه‌ریزی همه چیز یك پروژه است و در عین حال ، لازم‌التغییر .

3) احساسات و نیازهای اعضای تیم پروژه‌تان را درك كنید و با آنها در اینگونه موارد ، ارتباط ایجاد كنید .

4) به یاد داشته باشید كه پروژه‌های موفق همواره چرخه حیات مناسبی داشته‌اند .

5) تمامی فعالیتهای پروژه و اقلام قابل تحویل پروژه را همراه با جزئیاتی دقیق و روشن به تصویر بكشید .

6) از یاد نبرید كه اقلام قابل تحویل پروژه باید گام به گام ، قدم به قدم و با تقریب‌زنیهای متوالی حاصل آیند .

7) قطعیت اتمام پروژه نیازمند تصویب و تایید حامیان پروژه است .

8) به خاطر بسپارید كه موفقیت هر پروژه به تجزیه‌وتحلیل كامل چرایی نیاز به انجام پروژه بستگی مستقیم دارد .

9) در جهت انجام صحیح كارها ، با زمان مبارزه كنید !

10) به ازای مسوولیتی كه دارید ، اختیار و قدرت اجرایی طلب كنید !

11) از حامیان پروژه و صاحبان سرمایه بخواهید مشاركتی فعال در روند پروژه داشته باشند و همانند مشتریانی منفعل رفتار ننمایند .

12) بهترین تیم ممكن را گزینش كنید و تمامی موانعی كه بر سر راه عملكرد اثربخش و كارای آنان قرار می گیرند را به كناری بزنید .

13) از مدیریت رده بالای سازمان پروژه بخواهید تا اولویتها را تعیین نمایند .